GIPCO 5.0, progiciel de gestion d évènements

Principales fonctions GIPCO

GIPCO est un progiciel de gestion événementielle complet, constamment mis à jour pour répondre aux besoins de nos clients.
Cette liste, non-exhaustive, vous permet de visualiser une importante partie des fonctionnalités et de comprendre pourquoi nos nombreux clients, parmi les plus importants organisateurs de congrès en France, nous font confiance depuis plus de 20 ans.

Notre outil s'adapte à vos besoins pour tout type d'événement (congrès, séminaires, colloques...) avec ou sans hébergement, et vous permet via notre solution en ligne GIPCO-ADNS de promouvoir vos manifestations sur le Web.

Gestion des inscriptions

La gestion des inscriptions est un module fondamental de notre progiciel GIPCO. Du formulaire paramétrable, à l'hébergement, en passant par le transport, GIPCO vous permet de gérer l'ensemble des processus d'inscription d'un participant.

Inscription Il est possible de paramétrer entièrement le formulaire de saisie selon les informations souhaitées. Grâce à notre expertise en technologies Web, ce formulaire pourra être proposé en ligne et les informations récupérées dans notre solution 100 % Web GIPCO-ADNS.

Préinscription Une fois l'inscription enregistrée, il est possible de la laisser en attente de validation. En effet, il arrive souvent qu'il faille attendre la confirmation du participant avant de valider une inscription.

Droits d'inscription GIPCO permet une gestion très fine de la facturation. Il est en effet possible d'établir des factures partielles ou totales. Les paiements en ligne sont régulièrement couplés à notre solution, mais il est prévu de gérer aussi les paiements par chèques.

Prestations Une prestation dans GIPCO correspond à toute action que l'on peut organiser. Généralement on peut en trouver de 2 à 300 dans un congrès. Chacune d'entre elles est associée à une fiche détaillée qui permet d'accéder à divers paramètres tels que le prix, le lieu, le nombre des inscriptions à cette prestation...

Hébergement L'inscription validée, GIPCO affichera toutes les capacités hôtelières disponibles. Il suffit alors de cocher/décocher les nuitées d'un hôtel.

Surbooking GIPCO gère parfaitement le surbooking pratiqué par les voyagistes.

Transport Tous les types de transport peuvent être gérés dans GIPCO.

Annulation La gestion des annulations d'inscriptions est un élément essentiel puisque cela entraîne de nombreuses conséquences : places libérées, surbooking mis à jour, gestion du remboursement... Grâce à une actualisation en temps réel des informations, GIPCO vous permet de maîtriser sans souci cet aspect.

Inscriptions en ligne

Notre plate-forme en ligne GIPCO-ADNS a été spécifiquement conçue pour communiquer avec GIPCO.

Interface transparente avec la solution de mise en ligne de congrès Développée en WebObjects, notre solution

GIPCO-ADNS vous permettra de mettre en ligne vos dossiers participants sans qu'aucune configuration ne soit requise.

Récupération automatique des dossiers Internet De la même manière, de façon totalement invisible pour l'utilisateur, votre base de données sera actualisée en temps réel avec les informations récoltées sur notre plate-forme en ligne GIPCO-ADNS. En outre, cela permet d'éviter les erreurs de saisie puisque ce sont les participants qui entreront directement leurs informations.

Mise en ligne et actualisation automatique des prestations et des hébergements Chaque participation à un atelier, chaque prestation d'hébergement peut aussi être entrée directement sur notre plate-forme. Une fois ces informations renseignées, l'ensemble de votre base de données sera actualisé, de telle manière que, par exemple, vos rooming-lists seront toujours tenus à jour.

Gestion des participants

GIPCO vous permet de réaliser un véritable dossier participant. En outre, associé avec notre solution GIPCO-ADNS, il vous sera possible de le rendre accessible en ligne à tous vos participants.

Identification En plus des informations habituelles (état civil, coordonnées...), il est possible d'ajouter pour chaque participant, intervenant ou organisateur, une photo actualisée et l'ensemble des documents adressés. Une puissante gestion des qualifications est aussi intégrée.

Champs personnalisables Afin que nos utilisateurs s'approprient aisément notre progiciel, il est offert la possibilité, en plus des champs par défaut, de personnaliser les informations que vous souhaitez.

Accompagnants GIPCO est très souple au niveau des inscriptions. Ainsi il est possible de travailler sur des dossiers individuels mais aussi de groupes ou d'accompagnants, qui seront rattachés à un dossier participant.

Suivi des documents La moindre édition de documents ou de badges fait l'objet d'une traçabilité avancée avec le nom de la personne qui a lancé l'action ainsi que la date, l'heure et l'objet de l'action.

Historique du dossier participant L'ensemble des opérations est automatiquement conservé dans un historique détaillé. Cette fonctionnalité est essentielle au bon fonctionnement d'un service de plusieurs dizaines de personnes.

Gestion de programmes et interventions

Avec GIPCO, chaque événement est entièrement paramétrable. Ainsi, qu'il s'agisse d'un séminaire de 30 personnes ou d'un congrès international de plus de 20 000 participants, notre progiciel répondra de manière très précise à vos besoins.

Gestion des interventions Gérer les intervenants s'avère être un point essentiel dans le bon déroulement d'un événement. De la même manière que les participants, il vous sera possible de créer une fiche par intervenant et d'y associer l'atelier ou la session qu'il dirigera.

Gestion des abstracts Pour gagner en visibilité, GIPCO vous propose une gestion des abstracts. Il est possible d'associer les documents relatifs à chaque intervenant. Cet aspect est d'autant plus important si vous organisez des événements dans le domaine médical, pour lequel les abstracts sont essentiels.

Gestion du programme et des sessions GIPCO intègre un module planning qui vous permettra de définir précisément le programme et les sessions de votre événement. Des modifications peuvent bien entendues intervenir à tout moment de l'organisation de votre manifestation.

Facturation

Grâce à son puissant module d'édition de documents, GIPCO vous permet de gérer les documents de confirmation, les courriers, les rooming-lists, les documents de réservations mais aussi les factures.

Édition automatisée des factures et avoirs GIPCO intègre un puissant éditeur de documents qui s'appuie sur une bibliothèque centralisée de modèles mise à jour automatiquement avec notre plate-forme en ligne.

Gestion des comptes de tiers Texte.

Multiplicité de payeurs GIPCO est très souple à ce niveau, ce qui est par ailleurs très important dans le monde de l'événementiel ou les paiements croisés sont nombreux. Toutes les combinaisons sont possibles au niveau de la facturation, que ce soit adressé à un organisme ou à un participant.

Édition des factures individuelles ou groupées GIPCO permet de facturer partiellement ou intégralement un dossier participant. Cela s'avère essentiel dans le cas où il y a plusieurs payeurs (ex. : un laboratoire qui ne paie qu'une partie de l'inscription à ses chercheurs).

Comptabilité

Une bonne gestion comptable fait partie intégrante de la réussite d'un événement. C'est pourquoi Algo Data met tout en oeuvre pour que vous puissiez travailler dans les meilleures conditions sous votre logiciel comptable.

Chronos de facturation Afin de s'y retrouver facilement, GIPCO gère automatiquement les chronos de facturation. Chaque facture éditée possède un numéro de chrono unique.

Transfert comptable Une passerelle comptable est intégrée nativement à GIPCO. Compatible avec les solutions leader du marché, de type Sage, elle vous permettra de monter votre facturation dans votre logiciel comptable.

Marketing

Gérer un congrès, ce n'est pas uniquement de la logistique. Cela requiert de la méthode ainsi qu'une véritable démarche marketing. À travers ses fonctionnalités avancées, GIPCO vous permettra de gérer votre relation client dans tous ces aspects.

Gestion de la prospection Se charger de l'organisation d'un événement, c'est s'assurer qu'il y a aura le plus de participants possibles. Grâce à un historique complet des actes que votre société a pu établir avec chaque participant, votre prospection commerciale n'en sera que plus active et efficace.

Qualification des centres d'intérêts GIPCO intègre une puissante gestion des qualifications. Paramétrages à volonté, ces qualifications (ex. : utilisateur d'un iPhone) vous permettront de cibler très précisément les destinataires de vos campagnes de communication (ex. : la nouvelle application iPhone de votre société).

e-Mailings personnalisés Un événement réussi passe inévitablement par une campagne de communication réussie en amont. Grâce à notre module e-Mailing, il vous sera possible d'informer très simplement un grand de nombre de prospects. Couplé à notre gestion des qualifications, vos campagnes d'e-Mailing seront en plus personnalisées.

Historique des participants Toutes les actions sont historisées dans GIPCO. Il est donc bien entendu très simple d'accéder à des informations du type "à quels événements ce participant a-t-il assisté ? à quelles sessions avait-il participé ? dans quel hôtel avait-il séjourné ?". Cet historique complet vous permet d'envisager sereinement d'utiliser GIPCO comme votre outil de gestion de la relation participant.

Bibliothèque centralisée et actualisée de modèles de documents

L'édition de documents est une part importante de l'activité d'un service événementiel. Afin de diminuer le volume horaire alloué à l'administratif, GIPCO propose une bibliothèque centralisée de modèles de documents.

Documents de confirmation Ils sont obligatoires pour tout service événementiel. Leur réalisation peut s'avérer fastidieuse s'il faut entrer à nouveau les informations de vos participants (tout en évitant bien entendu les erreurs de saisie). GIPCO intègre la possibilité de créer des modèles types, ou bien d'utiliser ceux mis à disposition par Algo Data, qui sont en outre actualisés avec notre plate-forme en ligne.

Rooming-lists, documents de réservation (transport, hébergement) Tout comme les documents de confirmation, il est possible de créer des modèles pour tout type de document, que ce soit des documents de réservation (transport, hébergement...) ou de courrier (d'invitation, de confirmation, de relance...). GIPCO vous fera gagner un temps précieux tout en homogénéisant la production de documents de votre entreprise.

Facturation Il est bien entendu possible de créer aussi des modèles de factures. Une fois qu'une facture est éditée, rien de plus simple que la convertir au format PDF et de l'envoyer par e-Mail à la personne souhaitée. Toutes ces opérations peuvent s'effectuer directement dans GIPCO.

Gestion des transports

GIPCO peut gérer tous les types de transport. Du plus simple ou plus compliqué, avec une gestion des comptoirs, des heures de départ, des étapes, le module transport de GIPCO vous permettra de réaliser le même travail qu'une agence de voyages.

Gestion des documents de réservations GIPCO propose de la même manière que l'édition de rooming-lists actualisée, la gestion des documents de réservations. Actualisés en temps réel, ces documents peuvent être édités à partir de notre bibliothèque centralisée de modèles.

Gestion des étapes Par défaut, 4 étapes sont intégrées : le pré-acheminement, l'aller, le retour et le post-acheminement. Il vous est cependant donné la possibilité de gérer autant d'étapes que vous le souhaitez.

Gestion des hébergements

La gestion des ressources hôtelières est souvent la partie la plus complexe de la gestion d'un événement. C'est pourquoi nous avons prêté une attention toute particulière au module hébergement de GIPCO.

Base hôtelière Entrés manuellement ou sélectionnés dans la base d'hôtels du logiciel, GIPCO vous autorise une gestion centralisée de vos possibilités d'hébergement. Personnalisation des types d'hébergements GIPCO permet une gestion très fine de l'hébergement. Ainsi, il est possible de connaître l'occupation de chaque chambre, si elle est occupée par plusieurs personnes, etc. ll est même possible de gérer des situations complexes comme une personne souhaitant un hébergement uniquement de 3 jours sur un événement se déroulant sur 4 jours ou même un changement d'hôtel en cours de congrès... Certains de nos clients gèrent plusieurs milliers de chambres par événement et GIPCO répond parfaitement à leurs attentes. Gestion des capacités Non seulement GIPCO gère les capacités d'hébergement que vous avez, mais il prend aussi en charge le surbooking. Tout cela est bien entendu mis à jour à chaque fois qu'un participant s'inscrit ou bien se désiste. Gestion des arrhes GIPCO permet une gestion très fine de la facturation. Ainsi, les arrhes peuvent être gérées tout comme une facturation totale ou partielle. Rooming-lists GIPCO intègre plus d'une centaine de documents parmi lesquels demande d'options, rooming-lists. Elles sont actualisées en temps réel et peuvent être intégralement paramétrées ou éditées à partir d'un modèle présent dans notre bibliothèque centralisée de documents. Gestion des rétrocommissions Si vous gardez la main sur une chambre trop longtemps et que vous ne la louez pas, vous la devez tout de même à l'hôtelier. GIPCO vous permet de minimiser ce cas de figure et de tenir informé vos hôteliers avec des listings précis et à jour.

Interface utilisateur

GIPCO n'a pas été développé pour des informaticiens. C'est un progiciel destiné à des utilisateurs de service communication, événementiel et commercial. L'interface a donc fait l'objet d'une attention toute particulière.

Affichage personnalisable pour chaque utilisateur Par exemple, si vous ne gérez pas les règlements et les interventions, ces deux onglets seront automatiquement retirés de la liste afin de n'afficher à l'écran que les informations qui vous sont utiles. Vous pouvez aussi pour chaque variable (participant, groupe...) choisir les colonnes que vous souhaitez afficher par défaut.

Assistants de recherche et de tri GIPCO intègre de nombreuses recherches métiers préparamétrées. Vous pouvez par exemple obtenir d'un clic la liste des participants dont le dossier est soldé ou au contraire non soldé. Des outils de reporting vous permettront ensuite de savoir la cause (problème, impayé...). Il est bien entendu possible d'ajouter par vous-même les recherches les plus courantes que vos collaborateurs utilisent.

Gestion des droits GIPCO vous permet une gestion très fine des droits par utilisateur. Il est donc possible par exemple d'interdire à un utilisateur d'ajouter ou de modifier une prestation.

Exploitation

Natif sous Windows et Mac OS X, GIPCO s'intègrera parfaitement à votre système d'information. Disponible pour des services de 1 à 200 utilisateurs, il peut s'adapter aisément à votre service communication/événementiel.

Monoposte ou multipostes Disponible pour des services de 1 à 200 utlisateurs, GIPCO vous est proposé aussi bien en monoposte qu'en multipostes. Si vous optez pour le multipostes, il est tout à fait possible grâce à nos licences "flottantes" et l'export de données de partir sur un congrès avec l'intégralité de votre base de données sur un ordinateur portable.

Utilisation en bureau virtuel via Internet Pour vous rendre GIPCO accessible où que vous soyiez, Algo Data vous propose d'accéder en bureau virtuel via Internet à notre progiciel.

Accueil sur site Vous gérez des événements avec plusieurs milliers de personnes et vous avez besoin ponctuellement d'un nombre important de postes de travail ? Algo Data peut mettre à votre disposition pour une durée limitée dans le temps des licences provisoires GIPCO.

Natif sur Windows et Mac OS X Développé avec le puissant langage ouvert de base de données 4D, GIPCO est natif sur Windows et Mac OS X. Il peut donc être installé sur la grande majorité des postes de travail et serveur actuels.

Outils décisionnels

GIPCO vous permet de vous concentrez sur votre cœur de métier ! GIPCO intègre un puissant éditeur de reporting qui vous donnera toutes les clefs en main pour maîtriser et suivre l'ensemble de la logistique de votre événement.

Bureautique dynamique intégrée Réduisez le volume horaire alloué à l'administratif. Un traitement de texte est nativement intégré dans GIPCO, permettant la génération de documents sur la base de modèles - stockés dans une bibliothèque centralisée et actualisée - la conversion en PDF ou encore l'envoi par e-Mail ou fax en un clic.

Conversion Word, Excel, PDF et rtf La conversion des documents Word, Excel, PDF et rtf est en outre intégrée et vous garantit une compatibilité maximale.

L'export de données L'export de données au format Excel présente deux avantages. Le premier est de pouvoir rendre accessible à tous vos collaborateurs, une liste actualisée de vos participants, des règlements et des prestations. Le deuxième est que cela vous permet grâce à nos licences "flottantes" de partir sur un congrès avec l'intégralité de votre base de données sur votre ordinateur portable.

Édition de listes Grâce à un puissant éditeur personnalisable, vous pourrez générer toutes les listes que vous souhaitez. La liste des inscriptions, des comptes, des règlements mais aussi la liste des hôtels, des transports, toutes les informations dont vous avez besoin pour suivre aisément vos disponibilités en terme d'hébergement, de transport et de places aux ateliers.

Édition de tableaux récapitulatifs L'édition de tableaux récapitulatifs concernant les règlements et les comptes (inscriptions et hébergements), sur toute la période de votre événement ou simplement sur une période définie, contribuera à la bonne gestion financière de votre manifestation.

La réalisation de graphiques La réalisation de graphiques se fait simplement et en quelques clics. Choisissez la présentation (lignes/colonnes/aires...), la période (de la minute au mois) et enfin la variable qui vous intéresse (participants, badges...) et vous obtiendrez un graphique vous permettant la parfaite maîtrise de votre événement.

Communication

Nous partageons avec vous un intérêt sans cesse grandissant pour l'optimisation des moyens de communication. C'est pourquoi GIPCO vous permettra de gérer l'ensemble de votre communication événementielle.

Compatibilité universelle messagerie Internet En quelques clics, aussi simplement que pour paramétrer votre client de messagerie

(Outlook, Thunderbird...), il est possible de configurer votre compte de messagerie. GIPCO est compatible avec toutes les extensions.

e-Mailing Il est bien entendu possible d'envoyer des e-Mails par notre solution mais GIPCO ne s'arrête pas là. Algo Data a développé sa propre solution d'e-Mailing Mail-ADNS et c'est donc tout naturellement que GIPCO intègre des fonctionnalités avancées d'e-Mail marketing.

Pièces jointes Il est possible avec GIPCO d'envoyer en même temps à plusieurs destinataires différents un e-Mail avec une pièce jointe qui leur sera personnellement adressée. Fraîchement intégré à notre solution, ce module a déjà su séduire nos clients les plus exigeants.

Traitement de texte intégré Un des points forts de notre solution. Vous pouvez gérer les courriers, les factures, les avoirs ou tout autre document par notre progiciel. GIPCO intègre en effet une bureautique dynamique, fonctionnant sur une bibliothèque de documents centralisée, vous permettant de gérer l'ensemble de la bureautique de votre événement sur notre solution.

Conversion intégrée des documents PDF, Word, rtf, texte Développé sous 4D, GIPCO intègre nativement la conversion de vos documents dans différents formats. Il est donc possible en un clic de créer un document de confirmation en PDF et de l'envoyer par e-Mail.

Import/export L'ensemble des produits Algo Data est développé pour ne pas garder captifs nos clients. GIPCO respecte donc cette règle et vous permet d'importer ou d'exporter l'ensemble de votre base dans un format Excel.

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